Ein Kunde schreibt Ihnen und bittet um eine Rechnung. Sie öffnen die Bestellung, kopieren die Daten in ein Dokument und schicken es zurück. Am nächsten Tag passiert dasselbe, und am Tag darauf wieder.
Die meisten Shopify Händler machen das länger von Hand, als sie müssten, weil die Plattform die Lücke nicht sichtbar macht. Shopify verschickt Nachrichten, sobald eine Bestellung eingeht. Es sieht so aus, als wäre das Thema Rechnung damit erledigt. Ist es nicht.
Dieser Leitfaden erklärt, warum Shopify keine Rechnungen versendet, was eine brauchbare Rechnung tatsächlich enthalten muss und wie Sie den gesamten Ablauf kostenlos automatisieren.
Warum die Shopify Bestellbestätigung keine Rechnung ist
Die Bestellbestätigung, die Shopify automatisch verschickt, ist ein Kaufbeleg. Sie bestätigt, was gekauft und was bezahlt wurde. Das ist nützlich, und für einen einfachen Endkundenkauf reicht es oft aus.
Eine Rechnung ist ein anderes Dokument mit einer anderen Aufgabe. Je nachdem, wo Sie und Ihr Kunde ansässig sind, braucht eine gültige Rechnung in der Regel:
- Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Ihren vollständigen Firmennamen, die Anschrift und Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer
- Die Rechnungsdaten des Kunden, bei Geschäftskunden inklusive dessen Steuernummer
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Eine Aufstellung je Position mit Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen
- Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag
Die Bestellbestätigung von Shopify enthält davon fast nichts. Sie hat keine Rechnungsnummer, in der Regel keinen Steuerausweis in der Form, die Buchhaltungen brauchen, und sie kommt als Nachricht statt als Datei, die sich ablegen oder weiterleiten lässt.
Besonders relevant ist das für drei Gruppen: Händler, die in der EU oder in Großbritannien verkaufen, wo die Rechnung mit Steuerausweis gesetzlich vorgeschrieben ist, Händler im Geschäftskundenbereich, und alle, deren Kunden ihre Einkäufe abrechnen. Wenn eine davon auf Sie zutrifft, sind Rechnungsanfragen keine gelegentliche Störung, sondern ein dauerhafter Kostenpunkt im Support.
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land. Prüfen Sie also, was an Ihrem Sitz gilt, bevor Sie Ihre Vorlage final festlegen.
Was Shopify von Haus aus bietet
Es gibt zwei native Optionen, und beide bleiben auf halbem Weg stehen.
Die Bestellbestätigung wird automatisch verschickt, ist aber ein Beleg, wie oben beschrieben. Sie können die Benachrichtigungsvorlage im Adminbereich bearbeiten, und manche Händler versuchen, Rechnungsfelder hineinzubauen. Das ergibt eine etwas bessere Nachricht, aber kein PDF und keine fortlaufende Nummerierung.
Die App Shopify Order Printer ist kostenlos und erzeugt Rechnungen und Lieferscheine aus Vorlagen. Der Haken steckt im Namen: Sie druckt. Sie öffnen Bestellungen, wählen sie aus und drucken oder speichern auf Anforderung. Nichts wird automatisch an den Kunden geschickt, und Kunden können ihre Dokumente nicht selbst abrufen. Das löst das Problem im Lager, nicht das Problem in der Buchhaltung.
Der native Weg lässt Sie also in derselben Handschleife: Kunde fragt, Sie erzeugen, Sie versenden.
Der manuelle Weg und wo er bricht
Bei einem Shop mit wenigen Bestellungen pro Woche funktioniert das von Hand:
- Öffnen Sie die Bestellung im Shopify Adminbereich.
- Erzeugen Sie die Rechnung mit Order Printer oder bauen Sie sie in Ihrer Buchhaltungssoftware nach.
- Speichern Sie sie als PDF.
- Hängen Sie sie an eine Nachricht an und verschicken Sie sie.
Mit steigendem Volumen gehen drei Dinge schief.
Die Nummerierung gerät durcheinander. Manuelles Erzeugen macht die fortlaufende Nummer zu etwas, das sich jemand merken muss. Lücken und Doppelungen in einer Rechnungsnummernfolge sind genau das, worauf eine Prüfung schaut.
Supportanfragen häufen sich. Jede Rechnungsanfrage ist ein Ticket und kostet einen Menschen ein paar Minuten. Bei hundert Bestellungen im Monat ist das eine dauerhafte Abgabe auf Ihre Arbeitswoche.
Es fällt genau im falschen Moment aus. In der Hochsaison steigen die Rechnungsanfragen, und genau dann haben Sie am wenigsten Zeit dafür.
Rechnungen in Shopify kostenlos automatisch versenden
Die Lösung besteht darin, das Dokument bei Bestelleingang zu erzeugen und zuzustellen, ohne dass jemand es anfasst. DEL: Custom Invoice Generator macht genau das und ist vollständig kostenlos, ohne Nutzungsgrenzen und ohne kostenpflichtigen Tarif.
Die Einrichtung läuft ungefähr so:
- Installieren Sie die App aus dem Shopify App Store und öffnen Sie sie im Adminbereich.
- Bauen Sie Ihre Vorlage. Logo hinterlegen, Farben und Schriften festlegen und eigene Texte ergänzen, etwa Zahlungsbedingungen, Ihre Steuernummer oder Hinweise zur Rücksendung.
- Legen Sie die Nummernkreise fest, damit die Folge automatisch erzeugt und nicht von Hand geführt wird.
- Aktivieren Sie den automatischen Versand. Rechnungen und Lieferscheine werden dann als PDF im eigenen Branding erzeugt und verschickt, ohne weiteres Zutun.
- Schalten Sie den Download im Shop frei, damit Kunden ihre Rechnungen selbst aus ihrem Kundenkonto abrufen.
Der letzte Punkt verändert Ihr Supportaufkommen am stärksten. Sobald Kunden das Dokument selbst abrufen können, erreicht die Anfrage Ihren Posteingang gar nicht mehr. Das funktioniert im Kundenkonto, auf der Dankeseite und auf der Bestellstatusseite.
Wenn Sie international verkaufen
Hier zählen zwei Funktionen, die man leicht übersieht, bis sich ein Kunde beschwert.
Mehrere Währungen bedeutet, dass die Rechnung den Betrag in der Währung ausweist, in der der Kunde tatsächlich bezahlt hat, und nicht in der Basiswährung Ihres Shops. Eine Rechnung in der falschen Währung nützt der Person, die sie verbuchen muss, wenig.
Mehrere Sprachen bedeutet, dass ein französischer Kunde eine französische Rechnung erhält. Wenn Sie Shopify Markets nutzen, ist Ihr Shop bereits übersetzt. Ihre Belege sollten mitziehen.
Beides wird unterstützt. Richten Sie es besser vor dem automatischen Versand ein, nicht danach.
Stapeldruck für die Kommissionierung
Der automatische Versand deckt die Kundenseite ab. Die Lagerseite ist eine eigene Aufgabe, und Bestellung für Bestellung ist genauso langsam.
Sie können eine gefilterte Menge Bestellungen auswählen und sämtliche Rechnungen und Lieferscheine in einem Vorgang drucken oder herunterladen. Für die Kommissionierung eines Vormittags wird aus einer Klickfolge damit ein einziger Vorgang. Barcodes auf Lieferscheinen werden unterstützt, falls Sie beim Picken scannen.
Auch die Bestellseite sauber halten
Rechnungsstellung und Aufräumen im Adminbereich sind meist die Arbeit desselben Nachmittags. Dieselbe App übernimmt auch die Bestellpflege: Bestellungen und Entwürfe im Stapel löschen, stornieren oder archivieren, Bestellungen als bezahlt, offen oder abgeschlossen markieren, Bestellungen duplizieren und gefilterte Bestellungen als CSV exportieren.
Wenn in Ihrer Bestellliste noch jahrelange Testdaten und verwaiste Entwürfe liegen, räumen Sie das besser auf, bevor Sie sich bei Rechnungsläufen auf Filter verlassen.
Häufige Fragen
Versendet Shopify Rechnungen automatisch?
Nein. Shopify verschickt eine Bestellbestätigung, und die ist ein Beleg, keine Rechnung. Sie hat keine Rechnungsnummer, keinen formalen Steuerausweis und ist kein PDF. Automatische Rechnungen als PDF brauchen eine App.
Gilt die Shopify Bestellbestätigung als ordnungsgemäße Rechnung?
In der Regel nicht. Die meisten Steuerordnungen verlangen eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Steuernummer des Verkäufers und einen getrennten Steuerausweis. Nichts davon enthält die Standardbestätigung. Prüfen Sie die konkreten Anforderungen in dem Land, in dem Sie registriert sind.
Was ist der Unterschied zwischen Shopify Order Printer und einer Rechnungs App?
Order Printer erzeugt Dokumente auf Anforderung, damit Sie sie drucken oder speichern. Es verschickt nichts automatisch an Kunden und erlaubt Kunden keinen eigenen Download. Eine Rechnungs App automatisiert Erzeugung und Zustellung.
Können Kunden ihre Rechnungen in Shopify selbst herunterladen?
Nativ nicht. Mit DEL: Custom Invoice Generator laden Kunden ihre Rechnung als PDF direkt aus ihrem Kundenkonto im Shop herunter, was den Großteil der Anfragen aus Ihrem Support nimmt.
Wie bekomme ich mein Logo und mein Branding auf Shopify Rechnungen?
Über eine anpassbare Vorlage. Sie legen Logo, Farben, Schriften und eigene Textfelder fest und können Lieferscheine mit Barcodes versehen.
Kann ich Rechnungen in mehreren Währungen und Sprachen ausstellen?
Ja. Rechnungen in mehreren Währungen und Sprachen werden unterstützt, sodass das Dokument zur Zahlungswährung und zur Sprache des Kunden passt.
Wie drucke ich Rechnungen für viele Bestellungen auf einmal?
Filtern Sie die gewünschten Bestellungen, wählen Sie sie aus und nutzen Sie den Stapeldruck oder den Sammeldownload, um alle Rechnungen und Lieferscheine in einem Durchlauf zu erzeugen.
Was ist die beste kostenlose Rechnungs App für Shopify?
DEL: Custom Invoice Generator deckt den automatischen Rechnungsversand, anpassbare Vorlagen im eigenen Branding, Downloads im Shop, Dokumente in mehreren Währungen und Sprachen sowie den Stapeldruck ab. Die App ist vollständig kostenlos, ohne Nutzungsgrenzen, und übernimmt zusätzlich die Bestellverwaltung im Stapel.
Fazit
Die Bestellbestätigung von Shopify ist ein Beleg, und Order Printer ist ein Drucker. Keines von beidem ist ein Rechnungssystem, und in der Lücke dazwischen sitzt die Handarbeit.
Vorlage einmal einrichten, automatischen Versand aktivieren, Download im Shop freischalten. Danach entsteht das Dokument von selbst, und die Anfrage erreicht Ihren Posteingang nicht mehr.
