Un cliente te escribe pidiendo una factura. Abres el pedido, haces una captura de los datos, los pegas en un documento y se lo envías. Al día siguiente vuelve a pasar, y al otro también.
La mayoría de comercios en Shopify gestionan las facturas así durante más tiempo del que deberían, porque la plataforma no deja ver el hueco. Shopify envía correos cuando entra un pedido. Parece que el problema de la facturación está resuelto. No lo está.
Esta guía explica por qué Shopify no envía facturas, qué debe contener realmente una factura útil y cómo automatizar todo el proceso de forma gratuita.
Por qué el correo de confirmación de pedido de Shopify no es una factura
La confirmación de pedido que Shopify envía automáticamente es un justificante de compra. Confirma qué se compró y qué se pagó. Es útil, y para una compra de consumo puntual suele bastar.
Una factura es un documento distinto con una función distinta. Según dónde estéis registrados tú y tu cliente, una factura válida suele necesitar:
- Un número de factura único y correlativo
- Tu razón social completa, dirección y número de identificación fiscal
- Los datos de facturación del cliente, incluido su número fiscal en ventas a empresas
- Fecha de emisión y fecha de la operación
- Un desglose línea a línea con el tipo impositivo y la cuota indicados por separado
- La base imponible, el impuesto y el total con impuestos
El correo de confirmación de Shopify no incluye casi nada de esto. No lleva número de factura, normalmente no lleva el desglose fiscal que necesitan los departamentos contables, y llega como correo electrónico en lugar de como un archivo que alguien pueda archivar o reenviar.
Esto importa sobre todo a tres perfiles: quien vende en la Unión Europea o Reino Unido, donde la factura con IVA es una obligación legal; quien vende de empresa a empresa; y quien tiene clientes que desgravan sus compras. Si te reconoces en alguno, las peticiones de factura no son una molestia ocasional. Son un coste de soporte constante.
Los requisitos varían según el país, así que revisa qué te aplica donde estás dado de alta antes de cerrar tu plantilla.
Qué te ofrece Shopify de forma nativa
Hay dos opciones nativas y ninguna llega hasta el final.
El correo de confirmación de pedido se envía automáticamente pero es un justificante, como acabamos de ver. Puedes editar la plantilla de notificación desde el panel, y algunos comercios intentan añadirle campos de factura. Eso te deja un correo algo mejor, no un PDF, y sin numeración correlativa.
La app Shopify Order Printer es gratuita y genera facturas y albaranes a partir de plantillas. El matiz está en el nombre: imprime. Abres los pedidos, los seleccionas e imprimes o guardas bajo demanda. No se envía nada al cliente automáticamente y el cliente no puede recuperar sus documentos por su cuenta. Resuelve el problema del almacén, no el de la facturación.
Así que la vía nativa te deja en el mismo bucle manual: el cliente pide, tú generas, tú envías.
El método manual y dónde se rompe
Para una tienda con unos pocos pedidos a la semana, lo manual funciona:
- Abre el pedido en tu panel de Shopify.
- Usa Order Printer para generar la factura, o reconstrúyela en tu software contable.
- Guárdala como PDF.
- Adjúntala a un correo y envíala.
Con el volumen fallan tres cosas.
La numeración se descuadra. Generar a mano convierte la correlatividad en algo que alguien tiene que recordar. Los saltos y duplicados en una serie de facturación son justo lo que busca una inspección.
Se acumulan los tickets de soporte. Cada petición de factura es un ticket y consume unos minutos de una persona. Con cien pedidos al mes, eso es un impuesto recurrente sobre tu semana.
Falla en el peor momento. La temporada alta es cuando se disparan las peticiones de factura y cuando menos tiempo tienes para atenderlas.
Cómo enviar facturas PDF automáticas en Shopify gratis
La solución es generar el documento en el momento del pedido y entregarlo sin que nadie lo toque. DEL: Custom Invoice Generator hace exactamente eso y es totalmente gratuita, sin límites de uso ni plan de pago.
La configuración va más o menos así:
- Instala la app desde la Shopify App Store y ábrela en tu panel.
- Monta tu plantilla. Añade tu logotipo, define colores y tipografías, e incluye el texto que necesites, como condiciones de pago, tu número fiscal o las instrucciones de devolución.
- Configura la numeración para que la serie se genere automáticamente en lugar de llevarla a mano.
- Activa los correos automáticos. Las facturas y los albaranes se generan y se envían como PDF con tu marca sin ninguna intervención.
- Habilita la descarga desde la tienda para que los clientes obtengan sus propias facturas desde su página de cuenta.
Ese último paso es el que cambia tu volumen de soporte. En cuanto el cliente puede recuperar el documento por su cuenta, la petición deja de llegar a tu bandeja de entrada. Funciona en la página de cuenta del cliente, en la página de agradecimiento y en la página de estado del pedido.
Si vendes fuera de tu país
Aquí importan dos funciones que es fácil pasar por alto hasta que un cliente se queja.
Multidivisa significa que la factura muestra el importe en la moneda en la que el cliente pagó realmente, no en la moneda base de tu tienda. Una factura en la divisa equivocada no le sirve de mucho a quien tiene que contabilizarla.
Multiidioma significa que un cliente alemán recibe una factura en alemán. Si usas Shopify Markets, tu tienda ya está traducida. Tu documentación debería estarlo también.
Ambas están soportadas. Conviene configurarlas antes de activar el envío automático, no después.
Impresión masiva para preparar pedidos
Los correos automáticos cubren el lado del cliente. El lado del almacén es otro trabajo, e ir pedido por pedido es igual de lento.
Puedes seleccionar un conjunto filtrado de pedidos e imprimir o descargar todas las facturas y albaranes en una sola acción. Para la preparación de una mañana, eso convierte una secuencia repetitiva de clics en una única operación. Los códigos de barras en los albaranes están soportados si escaneas durante el picking.
Mantener limpio también el lado de los pedidos
La facturación y el mantenimiento del panel suelen ser el trabajo de la misma tarde. La misma app también se encarga de la limpieza: eliminar, cancelar o archivar pedidos y borradores de forma masiva, marcar pedidos como pagados, abiertos o cerrados en bloque, duplicar pedidos y exportar pedidos filtrados a CSV.
Si tu lista de pedidos arrastra años de datos de prueba y borradores abandonados, conviene limpiarla antes de empezar a depender de los filtros para las tandas de facturación.
Preguntas frecuentes
¿Shopify envía facturas automáticamente?
No. Shopify envía un correo de confirmación de pedido, que es un justificante y no una factura. No lleva número de factura ni desglose fiscal formal, y no es un PDF. Las facturas PDF automáticas requieren una app.
¿El correo de confirmación de Shopify sirve como factura con IVA?
Por lo general no. La mayoría de normativas exigen un número correlativo, el número fiscal del vendedor y un desglose del impuesto por separado, y el correo estándar no incluye nada de eso. Consulta los requisitos concretos del país donde estás dado de alta.
¿Qué diferencia hay entre Shopify Order Printer y una app de facturación?
Order Printer genera documentos bajo demanda para que tú los imprimas o los guardes. No envía nada al cliente automáticamente ni permite que el cliente descargue sus documentos. Una app de facturación automatiza la generación y la entrega.
¿Pueden los clientes descargar sus propias facturas en Shopify?
De forma nativa no. Con DEL: Custom Invoice Generator, los clientes descargan facturas PDF directamente desde su página de cuenta en la tienda, lo que elimina la mayoría de peticiones de tu cola de soporte.
¿Cómo añado mi logotipo y mi marca a las facturas de Shopify?
Con una plantilla personalizable. Puedes definir logotipo, colores, tipografías y campos de texto propios, y añadir códigos de barras a los albaranes.
¿Puedo emitir facturas en varias divisas e idiomas?
Sí. Las facturas multidivisa y multiidioma están soportadas, de modo que el documento coincide con la moneda en la que pagó el cliente y con el idioma en el que compra.
¿Cómo imprimo las facturas de muchos pedidos a la vez?
Filtra los pedidos que necesitas, selecciónalos y usa la acción de impresión o descarga masiva para generar todas las facturas y albaranes en un solo proceso.
¿Cuál es la mejor app gratuita de facturas para Shopify?
DEL: Custom Invoice Generator cubre el envío automático de facturas, plantillas personalizables con tu marca, descargas desde la tienda, documentos multidivisa y multiidioma e impresión masiva. Es totalmente gratuita, sin límites de uso, y además gestiona pedidos de forma masiva.
En resumen
El correo de confirmación de Shopify es un justificante y Order Printer es una impresora. Ninguno de los dos es un sistema de facturación, y en el hueco que dejan es donde vive el trabajo manual.
Configura la plantilla una vez, activa el envío automático y habilita la descarga desde la tienda. A partir de ahí el documento se genera solo y la petición deja de llegar a tu bandeja de entrada.
